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「電話メモの残し方」

ニュース&トピックス中小企業コンサルティング | 2016年7月26日

「電話メモの残し方」

 
メモは、5W2Hで簡潔に、誰が読んでも理解できる様に残すことを心がけてください。

電話があった事を担当者にメモを残す場合は、電話を受けた日時、用件、相手の会社名と名前、折り返しの電話が必要かどうかといった事をメモにします。また、メモをデスクにおくだけでなく、担当者が戻られたら、確実に伝えられる様に、口頭でも伝える事を心がけてください。

 

◆電話メモを残すときの心得

 
1.正確な内容を!

電話を切る前には、相手の会社名、名前、用件などを復唱確認した上で、メモに残します。

 

 

2.読める字で!

文字に自信がなくても、できるだけ丁寧な文字を心がけてください。数字、アルファベットの書き分けなどにも注意が必要です。メモを渡した担当者が、文字が読めずに困る事が無いよう、配慮します。

 

 

3.何時受けたか!

電話のメモには、電話を受けた日付と時間も記載します。担当者が外出先から相手に連絡を入れている場合がありますので、電話のメモの日時を見る事で、再度、連絡を入れる必要があるかどうかの判断をする材料になります。

 

 

4.誰が受けたか!

受けた人の署名もメモに残します。メモについて不明な事がある場合、担当者は署名の人物が電話を受けたと知る事ができるからです。

 

 

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