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「電話を受ける時のルール」

ニュース&トピックスパブリックカレッジスクール中小企業コンサルティング | 2016年7月27日

「電話を受ける時のルール」

 

入社した直後は、電話の対応が主な業務となりますので、会社を代表して電話を受けているとの意識を持って対応してください。会社のイメージを損なわない為の電話を受ける時のルールをご紹介します。

 
1.呼び出し音は、3回まで
入社直後は、電話を受けるのも緊張するものですが、誰かが電話を取るのを待っているのではなく、率先して電話を受けるようにしてください。呼び出し音が3回鳴るまでに取るのが、基本的なマナーです。もし、手が放せずに対応が遅れてしまった場合は、「大変、お待たせしました。」と、会社名を名乗る前に言う様に心がけてください。

 

 
2.受話器は左手で
受話器は、利き腕では無い方でとるように心がけてください。利き腕をあけておくと、メモがとりやすいですし、空いてい る腕を受話器に添える事で姿勢が伸び、声の通りもよくなりますので、お奨めです。電話も取りやすい位置に置いておくと良いと思います。

 

 
3.否定的な言葉は使わない
否定的な言葉は、相手に余り良い印象を与えません。電話の相手に尋ねられた事に対しては、できるだけ対応しましょう。担当者が不在の場合は、「外出しておりますが、折り返しお電話させていただきますが」、「私の方では分かりかねますので、担当の物が戻り次第、ご連絡さしあげますが」などと対応します。「いません。」、「知りません。」などの否定的な状況のみを伝える言葉は禁句です。

 

 
4.会社を代表しているという意識をもって
電話を受ける際は、会社名を名乗りますので、会社を代表して電話を受けているという意識は大切です。はきはきとした口調で落ち着いて対応する様に心がけましょう。

 

 
5.あいさつが重要
会社の代表として電話を受けているのですから、「いつもお世話になっております。」などの挨拶を欠かしてはいけません。相手が名乗らない場合は、「失礼ですが」と前置きした上で、名前を承り担当者に引き継ぎます。

 

 
6.敬語を使う
外部からの電話を受ける際は、社内の人間に対して敬語を付けない。謙譲語と尊敬語の使い分ける。といった事にお気をつけください。

 

 

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